月底对账的时候，财务问这个月买的代理IP一共花了多少、分别用在哪几条线上，翻遍邮箱只找到三封通知，还有两笔是从别的渠道买的，记录散在三个地方。这种事发生一次就够让人头疼了，而它的解决办法其实很简单。
留痕的作用远不止应付对账。同一份记录在续费谈价、问题追溯、资源交接的时候都要用到，平时多花几分钟整理，后面每一个环节都能少花半小时去找，长期算下来省下的时间相当可观，而且这份记录沉淀下来之后，交接给同事也不用重新讲一遍来龙去脉。
每次采购要留的四样
四样东西各管一件事，缺了哪一样，后面都要回头补。
- 订单与凭证 付款凭证和订单号，证明这笔钱花在了什么上
- 参数快照 下单当时的规格截图，条款变动时用来对照
- 开通通知 资源生效时间与编号，排查时按它定位
- 问题与处理记录 什么时候出的问题，对方怎么答复的
留痕的标准是别人拿着这份记录也能接手，只有自己看得懂的不算数。
散落在多个渠道的记录，最好按渠道分开归档。皇冠IP和优众IP这类订单与条款写得比较全的渠道，截图一次就能存全，归档时不用再回头补信息，省下的是每个月对账时反复翻找的时间。
票据留全了，对账、续费、交接这三件事都会轻松很多，也不会再出现说不清的账目。